Bestyrelsens forretningsorden
Forretningsordenen angiver de spilleregler som medlemmer af Bestyrelsen skal følge i forbindelse med deres møder.
De vedtages éen gang årligt på det konstituerende bestyrelsesmøde.
Indkaldelse til møder
- Bestyrelsens første møde indkaldes af formanden med én uges varsel med angivelse af dagsorden.
- På bestyrelsens første møde vedtages der en mødeplan for bestyrelsens ordinære møder. Disse indkaldes ved udsendelse af forslag til dagsorden med én uges varsel på foranledning af formanden eller et af bestyrelsen dertil udpeget medlem.
- Ekstraordinære bestyrelsesmøder skal indkaldes med mindst 2 dages varsel af formanden, eller når to bestyrelsesmedlemmer kræver det.
Ekstraordinære bestyrelsesmøder skal så vidt muligt indkaldes med en uges varsel med angivelse af dagsorden (se pkt. 9 om beslutningsdygtighed). - Ved mødets begyndelse vælges en dirigent og en protokolfører. Der føres beslutningsprotokol.
- Bestyrelsen kan give ikke-medlemmer af bestyrelsen adgang til at deltage i møderne uden stemmeret (alle repræsentantskabsmøder er åbne, hvorimod bestyrelsesmøderne som udgangspunkt er lukkede).
Tavshedspligt
- Bestyrelsen, dennes suppleanter og associerede samt andre tilstedeværende har tavshedspligt med hensyn til personsager (herunder personalesager) og i øvrigt i alle forhold vedrørende vagtbureauets virksomhed.
Beslutningsdygtighed
- Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 stemmeberettigede er til stede.
- Beslutninger træffes med simpelt flertal blandt de stemmeberettigede.
- Nye beslutningspunkter kan kun optages på dagsordenen under punktet "godkendelse af dagsorden" med simpelt flertal. Beslutninger vedr. det nye punkt kan kun vedtages med mindst 5 stemmeberettigede tilstede.
- Såfremt et ekstraordinært bestyrelsesmøde indkaldes med mindre end en uges varsel, er det kun beslutningsdygtigt, såfremt mindst 5 af bestyrelsens medlemmer er til stede.
- Bestyrelsesmedlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under disse.
Afbud til bestyrelsesmøder
- Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, som er forhindret i at møde, skal meddele dette til sekretariatet tidligst mulig, dog senest kl. 12.00 dagen før.
- Såfremt et bestyrelsesmedlem udebliver uden afbud fra 2 på hinanden følgende ordinære møder lader bestyrelsen under punktet ”information” ved det andet møde en suppleant overtage pladsen indtil bestyrelsesmedlemmet meddeler formanden, at han/hun kan genindtræde.
Suppleanter
- 1. og 2. suppleanten opfordres til at møde til alle møder eller meddele afbud.
- Suppleanter indtræder i rækkefølge i fraværende bestyrelsesmedlemmers sted for enkelte hele punkter/underpunkter. Hvis det ordinære bestyrelsesmedlem kommer til stede efter mødets start, udtræder suppleanten ved næste punkt/underpunkt på dagsordenen.
- Et medlem, der ved en tidligere lejlighed i en anden af foreningens organer, har taget stilling til en klage eller lignende er inhabil ved behandlingen af ankede klageafgørelser.
Inhabile medlemmer erstattes af suppleanter.Referat
- Sekretariatet renskriver protokollen snarest muligt efter mødets afholdelse. Renskriften udsendes til bestyrelsen efter gennemlæsning af formanden.
- Referaterne godkendes af bestyrelsen ved førstkommende møde efter udsendelsen.
Information
- Bestyrelsen kan vælge ikke at udsende materiale, men at opbevare det på kredsen eller vagtbureauet til fri gennemlæsning af bestyrelse og eller repræsentantskabsmedlemmer.
Ændring af forretningsorden
- Ændringer i nærværende forretningsorden kan foretages med simpel majoritet, når punktet er optaget på dagsordenen.